Voorkomen en voorbereid zijn

Ga na hoe u op de hoogte kunt zijn en blijven van ingrijpende gebeurtenissen op de werkvloer. Maak bijvoorbeeld gebruik van het incidentenregistratiesysteem, de RI&E, het jaargesprek en het medewerkerstevredenheidsonderzoek.

Het is belangrijk de risico’s te bespreken die medewerkers lopen. Hoe kunnen incidenten en escalaties voorkomen worden? Laat dit een terugkerend thema in het teamoverleg zijn. Ook in de persoonlijke gesprekken moet het een vast onderwerp worden. Wanneer incidenten hebben plaatsgevonden, kunt u gemakkelijk opvang en nazorg samen met de medewerker evalueren. Komen de verwachtingen overeen met wat hij of zij voor ogen had?

Zeker voor medewerkers die een verhoogd risico lopen op schokkende gebeurtenissen zijn kennis en vaardigheden hoe hiermee om te gaan belangrijk. Deze kunnen geleerd worden in een training. Wees alert op medewerkers die niet binnen het reguliere trainingsprogramma vallen zoals schoonmakers, stagiairs en uitzendkrachten.

De verwachtingen van medewerkers over preventie, opvang en nazorg komen niet altijd overeen met het umc-beleid. Zo kan een medewerker na een schokkende gebeurtenis een langere periode thuis willen blijven, terwijl het beleid voorschrijft om na zo snel mogelijk de draad weer op te pakken. Het is de taak van de leidinggevende om dit verschil met de medewerkers en met het management te bespreken. Dan kan het management de communicatie verbeteren of het beleid aanpassen.

Weet hoe iemand een ingrijpende gebeurtenis verwerkt en wat iemand daarin nodig heeft. Kennis over verwerkingsprocessen geeft u daarnaast meer zicht op wat u als leidinggevende kunt bijdragen.

Niet iedere leidinggevende heeft een actieve rol in opvang en nazorg na ingrijpende gebeurtenissen. Weet daarom van tevoren wie u op welk moment inzet en op welk moment eventuele externe hulp tijdens een crisis noodzakelijk is.

Wees op de hoogte van de persoonlijke achtergrond van uw medewerkers. Weet bijvoorbeeld of iemand al eerder schokkende ervaringen heeft meegemaakt op het werk en in welke mate diegene daar last van heeft gehad. Ook is het goed om op de hoogte te zijn van de persoonlijke omstandigheden van een medewerker. Is hij/zij getrouwd, heeft hij/zij kinderen of maakt hij/zij een ingrijpende gebeurtenis zoals een scheiding mee? Deze kennis is niet alleen nodig om goede individuele ondersteuning te kunnen bieden tijdens een crisis, maar draagt ook bij aan de zorg voor het team waar u als leidinggevende verantwoordelijk voor bent. Een werknemer die veel spanning thuis ervaart, kan op het werk geprikkelder reageren en daardoor onbedoeld collega’s in gevaar brengen.