Arbocatalogus Psychosociale Arbeidsbelasting - Werkdruk

De zeven umc’s in Nederland hebben samen met de werknemersorganisaties een arbocatalogus gemaakt. In die arbocatalogus staan maatregelen voor de belangrijkste arborisico's in de umc's, waaronder Psychosociale Arbeidsbelasting waar Werkdruk onder valt. Doel is veilig en gezond werken. De arbocatalogus is de invulling van de globale arbovoorschriften van de overheid. Hieronder staan bij 'Inleiding' de delen uit de arbocatalogus Psychosociale Arbeidsbelasting over werkdruk. U kunt de hele arbocatalogus Psychosociale Arbeidsbelasting ook als pdf downloaden.

Het begrip Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA) is in 2007 geïntroduceerd in de Arbowet. Arbeidsbelasting is een term die aangeeft welk beroep het werk op een persoon doet. De mate waarin een persoon last krijgt van deze arbeidsbelasting heeft te maken met de werksituatie en de persoon zelf. Onder PSA vallen alle factoren in de arbeidssituatie die kunnen leiden tot werkstress. Werkstress kan op termijn leiden tot ziekte (zoals overspannenheid, burn-out, depressie etc.), lagere productiviteit, fouten en minder plezier in het werk. Factoren die leiden tot werkstress kunnen liggen in de arbeidsinhoud, de arbeidsomstandigheden, de arbeidsverhoudingen en de arbeidsvoorwaarden.

Er kunnen verschillende aspecten van PSA benoemd worden die stress teweegbrengen: werkdruk (hoog/laag), autonomie, cognitieve belasting (hoog/laag), werk-privébalans, emotionele belasting, sociale steun, conflicten op het werk, ongewenste omgangsvormen zowel door collega’s als door externen (zoals intimidatie, pesten, discriminatie, geweld en ongewilde seksuele aandacht) en ontslagdreiging. Het gaat bij PSA om een combinatie van werk gebonden en persoonsgebonden ervaringen. Om de juiste maatregelen te kunnen kiezen (werkgericht, persoonsgericht of een combinatie) daarvan is het noodzakelijk de oorzaken voor werkdruk en werkstress te kennen. In deze arbocatalogus maken we op het vlak van PSA onderscheid in:
a. Werkdruk;
b. Ongewenst Gedrag (seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten, discriminatie waarbij de veroorzakers en slachtoffers medewerkers van het umc zijn);
c. Agressie en geweld (waarbij klanten/patiënten/bezoekers en derden als veroorzakers van de onder B genoemde vormen van ongewenst gedrag worden gezien);
d. Schokkende, ingrijpende gebeurtenissen.

Over PSA is al veel geschreven. Ook zijn er al een aantal goedgekeurde arbocatalogi, zoals van de StAZ (Stichting Arbeidsmarkt Ziekenhuizen) en de VSNU (de vereniging van universiteiten). Daarvan is bij het opstellen van deze arbocatalogus dankbaar gebruik gemaakt.

Ook is gebruik gemaakt van de publicaties op www.arbokennisnet.nl. Daarop staan publicaties die zijn ontstaan door multidisciplinaire samenwerking tussen de beroepsverenigingen van arbeids- en organisatiedeskundigen, bedrijfsartsen, arbeidshygiënisten en veiligheidskundigen. In deze publicaties is nauw samengewerkt met toonaangevende wetenschappers. Arbokennisnet is mogelijk gemaakt met subsidie van het ministerie van SZW. Dat maakt dat deze arbocatalogus 'state of the art' is. In de beheerfase van de arbocatalogus zal deze regelmatig worden geactualiseerd, met gebruikmaking van deze faciliteit.

Deze arbocatalogus zal na goedkeuring worden gepubliceerd op de website dokterhoe.nl. Het wordt daar als bijlage opgenomen bij voor alle medewerkers toegankelijke en begrijpelijke pagina’s. Daar wordt ook uitgelegd wat het doel en de reikwijdte van een arbocatalogus is.

De umc’s zorgen voor een werkklimaat, waarin sociale veiligheid optimaal aanwezig is. Ongewenst gedrag wordt niet getolereerd. Collegialiteit, integriteit, respect en aandacht voor de ander staan hoog in het vaandel. Het streven is om adequaat te reageren op ongewenst gedrag, zowel informeel als in een formele procedure.

In deze arbocatalogus beschrijven we een integrale aanpak gebaseerd op de Arbowet, inzichten van deskundigen en good practices. Deze integrale aanpak maakt onderscheid in voorzorgsmaatregelen (voorkómen/preventie), maatregelen om adequaat te kunnen reageren op de risico’s van PSA (beperken en interveniëren) voor afhandeling van incidenten. Tot slot hoort bij de integrale aanpak het opstellen van beleid, de implementatie daarvan en de evaluatie van maatregelen om te bezien of het lukt om de risico’s van PSA beter te beheersen.

De werkgever is op grond van de Arbowet verplicht een beleid te voeren dat erop gericht is de medewerkers te beschermen door het voorkomen en beperken van PSA. De Arbowet kent onderstaande doelvoorschriften.

• Artikel 3. lid 1 De werkgever voert beleid gericht op goede arbeidsomstandigheden.
• Artikel 3. lid 2 De werkgever moet risico’s voorkomen en indien dat niet mogelijk is, deze risico’s beperken.

In het Arbobesluit zijn de volgende voorschriften relevant:

• Afdeling 4 PSA, Artikel 2.15 lid 1 Indien medewerkers worden blootgesteld aan psychosociale arbeidsbelasting stelt de werkgever maatregelen vast om PSA te voorkomen en/of te beperken.
• Afdeling 4 PSA, Artikel 2.15 lid 2 Indien medewerkers worden blootgesteld aan psychosociale arbeidsbelasting, dient de werkgever voorlichting en onderricht te geven.

Er is sprake van werkdruk als de medewerker gedurende langere tijd niet kan voldoen aan de taakeisen op het gebied van kwaliteit, kwantiteit en planning. Een gevolg van werkdruk kan werkstress zijn. Of iemand die blootstaat aan hoge (of lage) werkdruk werkstress krijgt, hangt voor een deel af van het persoonlijke verwerkingsvermogen (coping). Het vermogen om werkstress te hanteren bepaalt mede de belastbaarheid van de medewerker.

Werkstress is het gevolg van een langdurige disbalans tussen de eisen (werkbelasting) die de werkomgeving aan de medewerkers stelt en het vermogen van deze medewerker om hiermee om te gaan (belastbaarheid). Werkstress heeft lichamelijke, psychische en sociale gevolgen die negatief worden ervaren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan lichamelijke en psychische klachten (overspannen, burn-out), (ziekte-) verzuim en arbeidsongeschiktheid, verminderde productiviteit, motivatieverlies, onvrede, functioneringsproblemen. Het is dan ook van groot belang om het werk en de werkorganisatie zoveel mogelijk te laten aansluiten bij de kwaliteiten van medewerkers.

Werkbelasting is een term die aangeeft welk beroep het werk op een persoon doet. De mate waarin een persoon last krijgt van deze werkbelasting heeft te maken met de werksituatie en de persoon zelf.

De werksituatie
De werksituatie heeft eigenschappen en kenmerken waarin energiebronnen maar ook stressbronnen aanwezig zijn. Werkdruk (= een stressbron) ontstaat als medewerkers onvoldoende mogelijkheden hebben om te variëren in hoeveelheid, kwaliteit, werkwijze en werktempo. Ook het werken onder een (te) lage werkdruk en/of in een (te) laag werktempo vormen stressbronnen net als een conflict met een collega of het werken met lastige klanten. Voorbeelden van energiebronnen zijn het verkrijgen van sociale steun en waardering. In de werksituatie is het dus zaak de stressbronnen zoveel mogelijk te voorkomen en de energiebronnen te vergroten.

De persoon
Een persoon gaat inadequaat of juist heel goed om met deze werkomgeving en de daarbij behorende energie- en stressbronnen. Zo kan bij het goed omgaan met deze werkomgeving de invloed van stressbronnen beperkt blijven en de invloed van energiebronnen ten volle worden benut. Bijvoorbeeld: een persoon die goed omgaat met de hiervoor genoemde stressbronnen praat erover met collega’s en leidinggevende (sociale steun zoeken) en zoekt hulp of lost het zelf op.

De onderwerpen die tenminste in het umc-beleid voor werkdruk moeten zijn geregeld staan hieronder vermeld als agendabepalingen. Om invulling te geven aan dit beleid, is hieronder uitwerkingen weergeven, die uitgebreid en met toelichting beschreven zijn in dit document.

Middelvoorschriften
Er zijn geen specifieke middelen die zich ervoor lenen om voorgeschreven te worden. Uitzondering hierop vormt een RI&E, die overigens wettelijk verplicht is. Een RI&E geeft duidelijkheid over de vraag of en zo ja waar sprake is van te hoge werkdruk. Afhankelijk van de oorzaak kan gekozen worden uit een scala van good practices. Op termijn kunnen uit de good practices middelen voorkomen die voldoende draagvlak hebben om als middelvoorschrift te dienen.

Bevorderen duurzame inzetbaarheid van medewerkers
Medewerkers hebben zelf verantwoordelijkheid voor hun vitaliteit en inzetbaarheid. Hoe groter deze zijn, hoe beter men is opgewassen tegen de werkdruk. Op de NFU-site dokterhoe.nl staan tips ter bevordering van een gezonde leefstijl en vitaliteit.

Situatie rond werkdruk inventariseren en evalueren
Om werkdruk te voorkomen moet je de situatie kennen. Een actuele Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) brengt de oorzaken en risicogroepen in beeld. De RI&E voor de umc’s bevat een module voor Psychosociale Arbeidsbelasting en kan als checklist gebruikt worden. Naast de RI&E kunnen ook het Medewerker (tevredenheid) onderzoek en/of de jaargesprekken gebruikt worden om risicofactoren voor werkdruk in kaart te brengen. Ook de Arbodienst beschikt over gegevens, die middels de PMO/PAGO’s en het arbeidsomstandighedenspreekuur verkregen zijn. Op basis van de informatie verkregen uit bovenstaande bronnen dienen umc’s een Plan van Aanpak op te stellen met concrete maatregelen om werkdruk te voorkomen of te beperken.

Inzetten interventies op individueel en organisatieniveau
De umc’s beschikken over interventies die op organisatieniveau ingezet kunnen worden om werkdruk en werkstress te beperken. Afhankelijk van de geconstateerde problematiek kan gekozen worden om interventies op team, afdeling, of hogere organisatieniveaus uit te voeren. In het dossier Werkdruk van Arbokennisnet staan de volgende voorbeelden van bronmaatregelen in de organisatie:

Taakeisen
De eisen die door de organisatie worden gesteld kunnen hoog zijn, mits ze in overeenstemming zijn met de capaciteiten van de werknemer (belastbaarheid). Langdurige disbalans hiertussen levert werkdruk en stressreacties op. Bij stressreacties dient een leidinggevende in overleg met de medewerker te onderzoeken hoe de disbalans kan worden opgeheven. Enerzijds kunnen de taakeisen te zwaar zijn voor de werknemer en is een andere functie meer passend. Anderzijds kan er sprake zijn van een tijdelijke vermindering van belastbaarheid van de werknemer (ziekte, conflicten op het werk, thuissituatie), waarvoor oplossingen gevonden dienen te worden. Ook Arbo professionals, zoals de bedrijfsmaatschappelijk werker, de A&O deskundige en de bedrijfsarts kunnen hierin een rol hebben.

Taakvariatie
Hoe meer variatie, des te meer er een beroep gedaan wordt op verschillende vaardigheden van de werknemer. Dit biedt ontplooiingskansen en erkenning van talenten. Niet voor alle beroepen en functies is het mogelijke taakvariatie aan te brengen. Soms vraagt dit om een herontwerp van de werkprocessen.

Organisatieontwerp
Door het (opnieuw) ontwerpen en inrichten van de werkprocessen, kan tegemoet worden gekomen aan het voorkómen van een groot aantal van de werkstressbronnen.

Taak- en rolduidelijkheid
Elke medewerker moet weten wat er van hem of haar verwacht wordt. Onzekerheid hierover beperkt regelmogelijkheden. Functioneringsgesprekken, POP-gesprekken, beoordelingsgesprekken en werkoverleg zijn hiervoor adequate middelen. De medewerker draagt ook zelf bij aan het scheppen van duidelijke verwachtingen over zijn/haar taak en rol door aan te geven wat hij verwacht van de eigen taakuitvoering en die van zijn collega’s en leidinggevenden.

Arbeidsvoorwaarden
Arbeidszekerheid in de zin van garantie van de arbeidsrelatie draagt bij aan onzekerheidsreductie en afname van werkdruk. Er is echter een trend dat werkgevers steeds meer gebruik van flexibele arbeidsovereenkomsten en tijdelijke contracten. Ook de materiële beloning draagt bij aan bestaanszekerheid en waardering voor geleverde prestaties. Arbeidsomstandigheden Een ergonomisch verantwoorde en prettige inrichting van gebouw en werkplek dragen bij aan afname van werkdruk.

Vergroten regelmogelijkheden
De mate waarin de werknemer zelf beslissingen in en over het werk mag nemen, draagt in hoge mate bij aan afname van werkdruk en vergroten va het werkplezier. (Schaufeli en Bakker, 2007). In organisaties met een bureaucratische organisatiestructuur is dit moeilijker te realiseren dan in een adhocratie (structuurvorm is niet gebonden aan vele regels en processen) of in de vrije beroepen. Daarnaast zal de mate van taakvolwassenheid, dat wil zeggen de mate waarin een medewerker in staat en gemotiveerd is zijn werk te doen, bepalen in hoeverre de regelmogelijkheden en daarmee de controle over het eigen werk, vergroot kunnen worden. Goed overleg tussen werknemer en werkgever hierover lijkt op zijn plaats.

Sociale steun
De mate waarin de werknemer materiele en immateriële steun van anderen (werk en privé) ontvangt dragen in hoge mate bij aan het werkplezier van de medewerker. Het werken aan goede collegiale verhoudingen, waarbij tijdige en juiste informatie wordt uitgewisseld en collega’s elkaar vervangen, draagt bij aan het vergroten van de belastbaarheid van werknemers. Medewerkers met een specialistische functie hebben een back-up nodig, zodat verantwoordelijkheden gedeeld kunnen worden. Dit geldt ook voor leidinggevende posities (Semmer, 2003).

Feedback
De mate waarin de werknemer terugkoppeling en informatie ontvangt van de leidinggevende, bijvoorbeeld over de kwaliteit ven het effect van zijn handelen, dragen bij aan het leervermogen en de persoonlijke effectiviteit van de medewerker. Dit leidt tot gevoelens van bekwaamheid, eigenwaarde en optimisme van werknemers. Omdat werknemers vertrouwen hebben in zichzelf en zich capabel voelen, zijn ze gemotiveerd om hun taken uit te voeren en voelen ze zich meer vitaal, toegewijd en bevlogen in hun werk. De mate van ervaren werkdruk en werkstress is deels een individuele beleving. De umc’s beschikken over interventies om individuele medewerkers voldoende toe te rusten om de negatieve gevolgen van werkdruk te voorkomen dan wel te beperken. Mogelijk geschikte interventies op individueel en organisatieniveau zijn beschreven bij de good practices. Ook kan er een beroep worden gedaan op interne en externe deskundigen.

Medewerkers voorlichten, instrueren en trainen
Om medewerkers meer grip te geven op hun werksituatie dienen umc’s een gericht scholingsaanbod te bieden. Voorlichting maakt hier onderdeel van uit. Medewerkers moeten signalen van disbalans kunnen herkennen en weten welke maatregelen zij kunnen nemen of laten nemen om de negatieve gevolgen van werkdruk te verminderen. Op de NFU-site dokterhoe.nl staan tips ter bevordering van een gezonde leefstijl en vitaliteit.

Verdiepend onderzoek wanneer signalen uit bijvoorbeeld de RI&E of een Medewerkers(tevredenheids)onderzoek daartoe aanleiding geven
Ieder umc beschikt over een of meer instrumenten om werkdruk te meten. Dit instrument wordt periodiek (bijvoorbeeld eens per twee jaar) ingezet, zodat trends en effecten van interventies te zien zijn. Afhankelijk van de resultaten van de meting wordt verdiepend onderzoek verricht. Op basis daarvan wordt een Plan van Aanpak om werkdruk te beperken, opgesteld of aangepast. Voor een overzicht van deze instrumenten voor verdiepend onderzoek op organisatie- en teamniveau wordt verwezen naar de good practices. Deskundigen kunnen adviseren over de toepassing van deze instrumenten.

Aanbieden van begeleiding bij werkdrukproblemen
Ieder umc beschikt over begeleidingsmogelijkheden voor medewerkers die negatieve gevolgen van werkdruk en werkstress ervaren. Ook voor leidinggevenden, die de werkdruk binnen hun afdeling willen verminderen, is ondersteuning beschikbaar. Een verwijzing naar een andere deskundige kan ook een adequate begeleidingsmogelijkheid zijn.

Versterken van vaardigheden van leidinggevenden en medewerkers om werkdruk te herkennen, te erkennen, bespreekbaar te maken en te hanteren
Om medewerkers meer grip te geven op hun werksituatie dienen umc’s een gericht scholingsaanbod te bieden aan alle medewerkers en leidinggevenden. Voorlichting maakt onderdeel uit van het trainingsaanbod. De trainingen zijn er op gericht om signalen van disbalans te kunnen herkennen en te weten welke maatregelen genomen kunnen worden om de negatieve gevolgen van werkdruk te verminderen.

Evalueren van ingezette interventies op individueel en organisatieniveau
Door periodiek naar de werkdruk en de mogelijke oorzaken daarvan te vragen, wordt het effect van genomen maatregelen zichtbaar. Ook is duidelijk zichtbaar waar de werkdruk toeneemt en interventies nodig zijn.

Toezien op naleving van beleid
Umc’s dienen taken en verantwoordelijkheden schriftelijk vast te leggen om de naleving van protocollen en instructies te borgen. Ook wordt toegezien op de uitvoering van plannen die naar aanleiding van signalen van werkdruk zijn opgesteld. Daarbij is van belang dat men weet wie waarvoor verantwoordelijk is en wie daarbij kan ondersteunen. De informatie moet met enige regelmaat onder de aandacht van betrokkenen gebracht worden.

Evalueren van de effectiviteit van het beleid
Het ingezette beleid wordt periodiek getoetst op effectiviteit en actualiteit, waarbij rekening gehouden wordt met nieuwe wetenschappelijke inzichten.