Arbocatalogus Psychosociale Arbeidsbelasting - Ongewenst gedrag

De zeven umc’s in Nederland hebben samen met de werknemersorganisaties een arbocatalogus gemaakt. In die arbocatalogus staan maatregelen voor de belangrijkste arborisico's in de umc's, waaronder Psychosociale Arbeidsbelasting waar Ongewenst gedrag onder valt. Doel is veilig en gezond werken. De arbocatalogus is de invulling van de globale arbovoorschriften van de overheid. Hieronder staan bij 'Inleiding' de delen uit de arbocatalogus Psychosociale Arbeidsbelasting over ongewenst gedrag. U kunt de hele arbocatalogus Psychosociale Arbeidsbelasting ook als pdf downloaden.

Het begrip Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA) is in 2007 geïntroduceerd in de Arbowet. Arbeidsbelasting is een term die aangeeft welk beroep het werk op een persoon doet. De mate waarin een persoon last krijgt van deze arbeidsbelasting heeft te maken met de werksituatie en de persoon zelf. Onder PSA vallen alle factoren in de arbeidssituatie die kunnen leiden tot werkstress. Werkstress kan op termijn leiden tot ziekte (zoals overspannenheid, burn-out, depressie etc.), lagere productiviteit, fouten en minder plezier in het werk. Factoren die leiden tot werkstress kunnen liggen in de arbeidsinhoud, de arbeidsomstandigheden, de arbeidsverhoudingen en de arbeidsvoorwaarden.

Er kunnen verschillende aspecten van PSA benoemd worden die stress teweegbrengen: werkdruk (hoog/laag), autonomie, cognitieve belasting (hoog/laag), werk-privébalans, emotionele belasting, sociale steun, conflicten op het werk, ongewenste omgangsvormen zowel door collega’s als door externen (zoals intimidatie, pesten, discriminatie, geweld en ongewilde seksuele aandacht) en ontslagdreiging. Het gaat bij PSA om een combinatie van werk gebonden en persoonsgebonden ervaringen. Om de juiste maatregelen te kunnen kiezen (werkgericht, persoonsgericht of een combinatie) daarvan is het noodzakelijk de oorzaken voor werkdruk en werkstress te kennen. In deze arbocatalogus maken we op het vlak van PSA onderscheid in:

• Werkdruk;
• Ongewenst Gedrag (seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten, discriminatie waarbij de veroorzakers en slachtoffers medewerkers van het umc zijn);
• Agressie en geweld (waarbij klanten/patiënten/bezoekers en derden als veroorzakers van de onder B genoemde vormen van ongewenst gedrag worden gezien);
• Schokkende, ingrijpende gebeurtenissen.

Over PSA is al veel geschreven. Ook zijn er al een aantal goedgekeurde arbocatalogi, zoals van de StAZ (StAZ is de Stichting Arbeidsmarkt Ziekenhuizen) en de VSNU (de vereniging van universiteiten). Daarvan is bij het opstellen van deze arbocatalogus dankbaar gebruik gemaakt.

Ook is gebruik gemaakt van de publicaties op www.arbokennisnet.nl. Daarop staan publicaties die zijn ontstaan door multidisciplinaire samenwerking tussen de beroepsverenigingen van arbeids- en organisatiedeskundigen, bedrijfsartsen, arbeidshygiënisten en veiligheidskundigen. In deze publicaties is nauw samengewerkt met toonaangevende wetenschappers. Arbokennisnet is mogelijk gemaakt met subsidie van het ministerie van SZW. Dat maakt dat deze arbocatalogus 'state of the art' is. In de beheerfase van de arbocatalogus zal deze regelmatig worden geactualiseerd, met gebruikmaking van deze faciliteit. Deze arbocatalogus zal na goedkeuring worden gepubliceerd op de website dokterhoe.nl. Het wordt daar als bijlage opgenomen bij voor alle medewerkers toegankelijke en begrijpelijke pagina’s. Daar wordt ook uitgelegd wat het doel en de reikwijdte van een arbocatalogus is.

De umc’s zorgen voor een werkklimaat, waarin sociale veiligheid optimaal aanwezig is. Ongewenst gedrag wordt niet getolereerd. Collegialiteit, integriteit, respect en aandacht voor de ander staan hoog in het vaandel. Het streven is om adequaat te reageren op ongewenst gedrag, zowel informeel als in een formele procedure.

In deze arbocatalogus beschrijven we een integrale aanpak gebaseerd op de Arbowet, inzichten van deskundigen en good practices. Deze integrale aanpak maakt onderscheid in voorzorgsmaatregelen (voorkómen/preventie), maatregelen om adequaat te kunnen reageren op de risico’s van PSA (beperken en interveniëren) voor afhandeling van incidenten. Tot slot hoort bij de integrale aanpak het opstellen van beleid, de implementatie daarvan en de evaluatie van maatregelen om te bezien of het lukt om de risico’s van PSA beter te beheersen.

De werkgever is op grond van de Arbowet verplicht een beleid te voeren dat erop gericht is de medewerkers te beschermen door het voorkomen en beperken van PSA. De Arbowet kent onderstaande doelvoorschriften.

• Artikel 3. lid 1 De werkgever voert beleid gericht op goede arbeidsomstandigheden.
• Artikel 3. lid 2 De werkgever moet risico’s voorkomen en indien dat niet mogelijk is, deze risico’s beperken.

In het Arbobesluit zijn de volgende voorschriften relevant:

• Afdeling 4 PSA, Artikel 2.15 lid 1 Indien medewerkers worden blootgesteld aan psychosociale arbeidsbelasting stelt de werkgever maatregelen vast om PSA te voorkomen en/of te beperken.
• Afdeling 4 PSA, Artikel 2.15 lid 2 Indien medewerkers worden blootgesteld aan psychosociale arbeidsbelasting, dient de werkgever voorlichting en onderricht te geven.

 

Ongewenst gedrag betreft gedragingen of uitingen van een groep of individu, gericht tegen een persoon die deze handelingen als bedreigend, vernederend of intimiderend ervaart. Het betreft voorvallen waarbij een medewerker psychisch, verbaal of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die verband houden met het verrichten van arbeid.

Seksuele intimidatie

Onder seksuele intimidatie vallen allerlei vormen van seksueel getinte aandacht die ongewenst, eenzijdig wordt opgelegd. Denk hierbij aan directe verzoeken, indirecte toespelingen, aanrakingen, seksueel getinte opmerkingen of het versturen of ophangen van seksueel getinte plaatjes op de werkplek, al dan niet via de social media.

Het al of niet voldoen aan seksueel getinte verzoeken of toenaderingspogingen wordt gebruikt als basis voor beslissingen die het werk van de persoon raken. Seksuele intimidatie kan plaatsvinden tussen collega’s onderling of door leidinggevenden. Maar ook patiënten of bezoekers kunnen zich hieraan schuldig maken.

De subjectieve beleving van het slachtoffer staat centraal. Niet hoe gedrag is bedoeld, maar hoe dat ervaren wordt, is maatgevend. Het gevoel van eigenwaarde van medewerkers die seksueel geïntimideerd worden, wordt flink aangetast. Seksuele intimidatie kan leiden tot gezondheidsklachten.

Agressie en geweld

Onder 'Ongewenst gedrag' valt het thema 'agressie en geweld' voor zover het zich voordoet tussen medewerkers onderling. De definitie is: Voorvallen waarbij een medewerker psychisch, verbaal of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid. Intimidatie is een vorm van impliciete agressie waarbij sprake is van psychische druk, soms in combinatie met het misbruik maken van een formele of informele positie. Ook stalking en misbruik van social media vallen hieronder. In het kader van ongewenste omgangsvormen betreft het agressie en geweld van medewerkers onderling.

Pesten

Pesten is systematisch vernederend, intimiderend of vijandig gedrag, gericht op steeds dezelfde persoon die zich daartegen niet kan of wil verweren. Pesten is dus iets anders dan plagen, wat meer een incidenteel karakter heeft. Discriminatie kan gezien worden als een vorm van pesten. Niet alleen collega’s, maar ook leidinggevenden en klanten kunnen zich schuldig maken aan pesten. Het gevoel van eigenwaarde van medewerkers die gepest worden, wordt aangetast. Pesten kan leiden tot gezondheidsklachten.

Voorbeelden van pesten zijn:

• Sociaal isoleren: iemand negeren, ver van de collega’s laten werken, iemand consequent niet meevragen voor de lunch of een borrel;
• Werken onaangenaam of onmogelijk maken: bestanden wissen, telefoontjes niet doorgeven, vergaderingen zo plannen dat iemand nooit aanwezig is, de resultaten van het werk manipuleren;
• Bespotten: met uiterlijk, gedrag, manier van praten, lopen of seksuele voorkeur;
• Roddelen en/of geruchten verspreiden met het doel reputatieschade te veroorzaken;
• Dreigementen: een leidinggevende die telkens dreigt met ontslag;
• Lichamelijk geweld: iemand opsluiten, duwen;
• Seksuele intimidatie (met gebaren, verbaal of fysiek).

Discriminatie

Onderscheid maken op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, seksuele geaardheid of burgerlijke staat, of op grond van andere hoedanigheden zonder dat daarvoor een rechtvaardigingsgrond is aan te wijzen.

De onderwerpen die tenminste in het umc-beleid voor ongewenst gedrag moeten zijn geregeld staan hieronder vermeld als agendabepalingen. Om invulling te geven aan dit beleid, zijn uitwerkingen weergegeven.

Middelvoorschriften

Er zijn geen specifieke middelen die zich ervoor lenen om voorgeschreven te worden. Op termijn kunnen uit de good practices middelen voorkomen die voldoende draagvlak hebben om als middelvoorschrift te dienen.

Situatie rond ongewenst gedrag inventariseren en evalueren (in RI&E, MTO, jaargesprekken)

Om informatie over de situatie rond ongewenst gedrag te verzamelen dienen de umc’s te beschikken over een volledige en actuele risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E). In het deel rond PSA staat de informatie over ongewenst gedrag. Daarom zijn vragen of stellingen opgenomen in de RI&E over de aanwezigheid van ongewenst gedrag. Deze module kan als checklist gebruikt worden voor de evaluatie van het gevoerde beleid tegen ongewenst gedrag.

Naast de RI&E kan informatie over situatie rond ongewenst gedrag verzameld worden uit jaarverslagen van vertrouwenspersonen, klachtencommissies en vanuit integrale meldingssystemen.

Bij het inventariseren van de situatie moet zoveel mogelijk antwoord verkregen worden op vragen als:

• Welke vormen van ongewenst gedrag betreft het;
• Op welke momenten ven de dag/week vinden de incidenten plaats;
• Waar vinden de incidenten plaats;
• Bij welke taken en/of handelingen vinden de incidenten plaats;
• Wie zijn de belangrijkste veroorzakers.

Op basis van de uit bovenstaande bronnen verkregen informatie dienen de umc’s een Plan van Aanpak op te stellen met concrete maatregelen om incidenten te voorkomen. Ieder umc dient over een dergelijk plan –op basis van lokale invulling- te beschikken.

Registreren van meldingen van ongewenst gedrag

De functionarissen die betrokken zijn bij meldingen van ongewenst gedrag houden een registratie bij, zodat geaggregeerd en geanonimiseerd bezien kan worden welke maatregelen wenselijk zijn.

Beleid, huisregels en gedragscodes opstellen

Om te zorgen voor duidelijkheid en om situaties met ongewenst gedrag te voorkomen dienen umc’s normen en huisregels op te stellen. Onderdelen daarvan zijn:

• Begripsomschrijving, om welk ongewenst gedrag gaat het;
• Zerotolerance beleid;
• Wat is er geregeld voor het slachtoffer, wat mogen en kunnen zij;
• Wijze van melden van incidenten;
• Wat is er geregeld voor de overtreder;
• Er is vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is.

Bij good practices worden voorbeelden van huisregels en gedragscodes genoemd.

Medewerkers voorlichten

De umc’s zorgen er voor dat elke nieuwe medewerker op de hoogte wordt gesteld van het beleid en de huisregels. De umc’s zorgen er voor dat op een plek waar het risico op ongewenst gedrag is, deze voorlichting wordt herhaald. Hoe vaak een en ander herhaald moet worden, hangt samen met de frequentie van incidenten met ongewenst gedrag.

Advies van onafhankelijke deskundigen

Onafhankelijke deskundigen kunnen – gevraagd of ongevraagd – advies geven over preventieve maatregelen om ongewenst gedrag te voorkomen. Voor de betreffende leiding gelden deze adviezen als zwaarwegend. Hierbij kan gedacht worden aan bedrijfsartsen, bedrijfsmaatschappelijk werkenden, vertrouwenspersonen, mediators, P&O-adviseurs, enzovoort.

Leidinggevenden en medewerkers vertonen voorbeeldgedrag

In trainingen voor leidinggevenden is nadrukkelijk opgenomen wat het effect van ongewenst gedrag is en de uitstraling daarvan indien leidinggevenden dit gedrag vertonen. Indien een leidinggevende overtreder is van ongewenst gedrag, dienen de maatregelen mede afgestemd te zijn op diens positie.

Voor leidinggevenden gelden t.a.v. het omgaan met ongewenst gedrag de volgende uitgangspunten: Aandacht voor ongewenst gedrag en de-escalatie o.a. nabespreking incidenten Medewerkerveiligheid is geen bereikte toestand maar een manier van organiseren en werken vanuit verschillende interventieniveaus zoals:

• beleid & procedures;
• functies: voorbeeldfunctie/gedrag;
• cultuur(zo gaan wij met elkaar om);
• training.

Bevorderen van een cultuur waarin leidinggevenden en medewerkers elkaar aanspreken op ongewenst gedrag

Wanneer er een veilige sfeer op een afdeling is, durven medewerkers hun eigen grenzen aan te geven en te reageren indien grenzen van een ander worden overschreden. Een dergelijke cultuur is de beste garantie voor het verminderen van ongewenst gedrag op de afdeling. Het kan wenselijk zijn medewerkers te trainen of te begeleiden om hen bekend te maken met de gedragsregels van het umc rondom ongewenst gedrag en hen vaardigheden bij te brengen en om feedback te kunnen en durven geven.

Het is van belang aandacht te hebben voor sociale veiligheid binnen een organisatie. Sociale veiligheid is subjectieve veiligheid, het gaat om de ervaren veiligheid op gebied van privacy, bejegening, omgaan met informatie en grensoverschrijdend gedrag. Gedrag, cultuur en communicatie zijn hierbij belangrijke aandachtspunten.

Voor medewerkers gelden t.a.v. het omgaan met ongewenst gedrag de volgende uitgangspunten:

• Erkennen dat het niet gewoon is dat ongewenst gedrag voorkomt;
• Melden van incidenten;
• Vroegtijdig signalen van zich ontwikkelend ongewenst gedrag: individueel en organisatie breed;
• Adequaat handelen wanneer men met ongewenst gedrag wordt geconfronteerd door het volgen van training en scholing.

Leidinggevenden en medewerkers zijn in staat ongewenst gedrag te bespreken

Indien er sprake is van ongewenst gedrag, moet dit met betrokkenen worden besproken. In eerste instantie niet in bestraffende (disciplinaire) zin, maar meer in verduidelijking: waar liggen de grenzen, wat wordt wel en wat niet getolereerd, wat moet er gebeuren om de situatie op te lossen en de sfeer te klaren, hoe gaat de afdeling voorkomen dat het weer gebeurt. Dit vraagt van de leidinggevende goede communicatieve vaardigheden en een empathische opstelling. Soms vraagt het ook moed om tegen de groep en de groepsnorm in te gaan.

Op dit punt zullen veel leidinggevenden een (verdere) ontwikkeling moeten doormaken. Dat kan door middel van training en coaching. Soms is het intern bespreken door de leidinggevende te laat om een acute situatie tegemoet te treden en incidenten te verhinderen. Dan zal er voor de betreffende leidinggevende ondersteuning moeten zijn. Daarbij valt te denken aan bedrijfsmaatschappelijk werkenden, vertrouwenspersonen, mediators, P&O-adviseurs, enzovoort.

Er is een klachtenprocedure

Indien iemand slachtoffer is van ongewenst gedrag, moet er een mogelijkheid zijn om dit aan de orde te stellen. Natuurlijk moet dit in de eerste plaats bij de direct of naast hogere leidinggevende kunnen. Maar daarnaast moet er, zeker als iemand in diens functioneren of loopbaanontwikkeling nadeel ondervindt, een procedure zijn die borgt dat er onafhankelijk onderzoek naar het incident en de situatie wordt verricht. En dat er in vervolg daarop onafhankelijk wordt geadviseerd over de te nemen maatregelen.

In de procedure is ieder geval opgenomen wat de relatie met de vertrouwenspersonen is, hoe een klacht kan worden ingediend en hoe deze wordt onderzocht. Verder moet in geval van een klachtencommissie worden aangegeven of het een interne of een externe klachtencommissie is en wie daarin zitting hebben.

Er zijn een of meer makkelijk toegankelijke vertrouwenspersonen en medewerkers weten die te vinden

Elk umc heeft een of meer personen aangesteld als vertrouwenspersoon. Het ministerie van SZW zegt daarover op het Arboportaal: een vertrouwenspersoon is er voor medewerkers die meldingen of klachten hebben over ongewenst gedrag als agressie en geweld, seksuele intimidatie/ongewenste intimiteiten, pesten en/of discriminatie. De vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht. Een vertrouwenspersoon kan hiervoor speciaal worden vrijgemaakt. Hij of zij moet worden aangesteld binnen de onderneming/instelling of worden aangesteld vanuit een andere organisatie, als bijvoorbeeld een Arbodienst of een brancheorganisatie. De Arbowet stelt (artikel 3) dat een vertrouwenspersoon een 'medewerker' moet zijn.

Stimuleren en faciliteren van leidinggevenden en medewerkers om ongewenst gedrag te herkennen, te erkennen en te bespreken

Indien er door het indienen van een klacht of uit de RI&E blijkt dat er sprake is van ongewenste omgangsvormen, is het van belang dat daar op een zorgvuldige manier aandacht aan wordt besteed. Niet alleen aan een specifieke situatie, maar ook in meer algemene zin. Hiervoor is al genoemd dat leidinggevenden in staat moeten zijn om een en ander te bespreken en indien dat onverhoopt (nog) niet zo is, dat er dan ondersteuning dient te zijn. Maar het gaat nog verder: Er zullen ook faciliteiten beschikbaar te worden gesteld. Zo moet er een ruimte beschikbaar zijn om met de afdeling het gesprek aan te gaan en moeten de medewerkers en de leidinggevende er tijd voor vrij kunnen maken. Het naaste hogere echelon dient er op toe te zien dat de groepsgesprekken daadwerkelijk plaatsvinden en dat de direct leidinggevende ook voldoende ondersteuning vraagt en krijgt.

Waar nodig worden (disciplinaire) maatregelen genomen

Indien een slachtoffer aangeeft geen procedure te willen aanspannen, gebeurt dit ook niet. Anders wordt de Cao umc gevolgd, die mogelijkheden biedt om disciplinaire straffen op te leggen en de procedures bepaalt die daarbij gevolgd moeten worden. Afhankelijk van de aard van het incident of het ongewenst gedrag zal de Raad van Bestuur van het betreffende umc bepalen welke strafmaat geëigend is.

Toezien op naleven van beleid, huisregels en gedragscodes

Het houden van toezicht op de naleving van afspraken rond gedrag is op de eerste plaats een taak van het management en leidinggevenden. Daarnaast hebben alle medewerkers daar hun verantwoordelijkheid in. Maar vooral van professionals op het gebied van arbeidsverhoudingen (P&O-adviseurs, bedrijfsmaatschappelijk werkers, vertrouwenspersonen, medewerkers van arbodiensten, enz.) wordt verwacht dat zij actie ondernemen. Indien zij signalen krijgen of zelf waarnemen dat de regels niet nageleefd worden en er sprake is van ongewenst gedrag weten zij immers de weg. Het is van belang dat wordt vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is.

Taken en bevoegdheden van klachtencommissie en vertrouwenspersonen vastleggen

Om voor iedereen duidelijk te maken welke rechten men heeft en welke procedures er zijn, is het van belang dat deze goed zijn omschreven. Daarin past ook de taakomschrijving van vertrouwenspersonen en leden van klachtencommissies. Het verdient zeker ook aanbeveling vast te leggen welke taken en bevoegdheden op dit vlak medewerkers van P&O en Arbodienst hebben. Uit hoofde van hun functie zullen zij rond de aanpak en preventie van ongewenst gedrag te maken krijgen met vragen en situaties en daarover gevraagd en ongevraagd adviseren. In de good practices zijn voorbeelden van taakbeschrijvingen opgenomen.

Benoemen van klachtencommissie en vertrouwenspersonen

Het schrijven van beleid en procedures en het vastleggen van taken zijn pas waardevol als het umc ook kan beschikken over functionarissen die hier invulling aan kunnen geven. Die dienen daarom aangewezen en benoemd te worden. Om de neutraliteit van de aangewezen personen zo veel mogelijk te waarborgen is het van belang dat de Ondernemingsraad hier ook een rol in krijgt. De umc’s dienen er ook voor te zorgen dat de aangewezen functionarissen voldoende toegerust zijn voor hun taken en de benodigde tijd kunnen vrijmaken.

Jaarverslag over ongewenst gedrag

Om te zien of het beleid rondom ongewenst gedrag aanpassing behoeft, wordt een jaarverslag opgesteld. Hiervoor kan informatie verkregen worden uit RI&E en de jaarverslagen van vertrouwenspersonen, klachtencommissies en vanuit integrale meldingssystemen rondom veiligheid. Een dergelijk jaarverslag biedt ook managementinformatie voor mogelijke uit te voeren acties/projecten/voorlichting op het gebied van ongewenste omgangsvormen.